В программе студентов бакалавриата SWISSAM — не только отельный и ресторанный менеджмент, но и курс по event-менеджменту. Они изучают все тонкости организации мероприятий: от создания концепции и маркетинга до работы с бюджетом и подрядчиками. А главное — закрепляют все на практике.
В качестве экзамена по курсу студенты должны сами организовать и провести ивент для всего Университета. Деньги на мероприятие выделяет SWISSAM. Студенты же делают остальное: самостоятельно проводят бриф с заказчиком, продумывают сценарий и меню, управляют бюджетом, находят площадку. Также сами выступают в роли ведущих, официантов и координаторов. Получается настоящее event-агентство — только в пределах SWISSAM.
Ежегодно студенты устраивают самые разные мероприятия. Например, Гавайскую или Киновечеринку, Интеллектуальный квиз. Заглядываем в «закулисье» и рассказываем, как студенты готовили одно из мероприятий — новогоднюю вечеринку в стиле Chicago Night.
С чего начинается ивент: первая встреча с заказчиком
Мы смоделировали ситуацию «Заказчик — Event-агентство», чтобы ребята понимали на практике, как работают event-менеджеры. Так как ивент — для студентов SWISSAM, заказчиком выступила Альбина Убыйконь, руководитель программы бакалавриата SWISSAM. Студенты провели бриф и выяснили основные пожелания заказчика. Главным из них было — впервые устроить «Шоу Талантов» в SWISSAM.
Далее — самая креативная часть — продумать концепцию мероприятия. В ходе мозгового штурма решили брать концепцию «Чикаго 1920-х годов». Оставалась еще одна важная задача — распределить задачи! Студенты разделили свою группу на 5 департаментов: маркетинг, финансы, декорации, развлечения и F&B.
Далее — самая креативная часть — продумать концепцию мероприятия. В ходе мозгового штурма решили брать концепцию «Чикаго 1920-х годов». Оставалась еще одна важная задача — распределить задачи! Студенты разделили свою группу на 5 департаментов: маркетинг, финансы, декорации, развлечения и F&B.
Департамент Финансов и миссия уложиться в бюджет
Университет выделил бюджет в 200 000 рублей. Главная задача финансистов — не уйти в минус. Спойлер: это удалось!
«Преподаватель предупредила нас, что большая часть денег уйдет на помещение, еду и напитки — это я сразу учла. Остаток уже распределяла на декорации, диджея, фотографа и подарки участникам «Шоу Талантов». Прикинуть и подсчитать, на что и какая сумма уйдет — это челлендж!»,
— Екатерина Бурова, студентка 2-го курса
Департамент Маркетинга и рекламные кампании в кампусе
Главная задача отдела маркетинга — привлечь как можно больше студентов SWISSAM на мероприятие и собрать заявки на «Шоу Талантов». Они продумали маркетинговую стратегию, провели активности. Например, создали бумажные деньги с QR-кодом — он вел на онлайн-тест «Подбери себе образ на Chicago Night». Деньги раздавали студентам, приглашая на ивент. Но были и сложности.
«Чтобы набрать участников на «Шоу Талантов», мы развесили плакаты по кампусу, создали сайт для регистрации. Но заявок все не было. Студенты стеснялись участвовать. Поэтому мы решили ходить по аудиториям и призывать к участию. И вау: очень многие откликнулись именно тогда, когда мы лично рассказали им о «Шоу Талантов». А если у кого-то и были страхи или стеснения — мы отрабатывали возражения и поддерживали ребят. Получается, выступали и в роли маркетологов, и своего рода менеджеров по продажам :)»,
— Анастасия Бейм, студентка 2-го курса
Департамент декораций, или как украсить площадку с ограниченным бюджетом
Чтобы создать атмосферу Чикаго 1920-х, у ребят из отдела декораций ушло 3 недели. При этом они параллельно учились и готовились к другим экзаменам. Помогала вся команда — и то, что представлялось в голове, получилось.
«Этот опыт научил нас выбираться из разных ситуаций и форс-мажоров. Например, чтобы уложиться в бюджет, некоторые декорации мы делали своими руками: коробки, гирлянды, картины и плакаты. Мы даже сами украсили огромные люстры на площадке ивента»,
— Ярослава Лыкова, студентка 2-го курса
Департамент F&B и разработка меню в стиле Америки 1920-х
За помощью в организации food-зоны ребята обратились к шефам-преподавателям и студентам программы SWISSAM «Кулинарное искусство». Разработать концептуальное меню помог шеф Джильберто Нассер — все, как в реальной работе ресторанов. Готовили блюда для ивента студенты кулинарной программы — будущие повара.
«В меню мы хотели уйти в более американский стиль, но сделать еду удобной для гостей — не слишком горячей и жирной. Подавали, например, мини-хот-доги, пиццетты. Самым сложным было продумать меню напитков. Помогла командная работа и немного магии ChatGPT — чтобы составить рецепты коктейлей»,
— Наталья Волокитина, студентка 2-го курса
Департамент Развлечений и квест «Придумать квест»
Отдел, который отвечал за то, чтобы гости не просто ели и пили, но и веселились. Студенты написали сценарий ивента, организовали «Шоу Талантов», музыку и свет на площадке. Также продумали большой квест — это стало не только челленджем для гостей, но и для них самих.
«Квест занял больше всего времени: сценарий, персонажи, механика — предусмотреть нужно было все. По задумке, в финале «Шоу Талантов» пропал конверт с именем победителя. Гостям нужно было выяснить, кто украл конверт. Мы поделили всех на команды, и каждая выполняла задания на станциях. Мы решили, что благодаря квесту все гости будут вовлечены в мероприятие»,
— Анастасия Куковицкая, студентка 2-го курса
«Удивил уровень вовлеченности студентов. Они отнеслись к проекту настолько серьезно, насколько это нужно. К финалу нашего курса у меня уже появилось ощущение, что я работаю не со студентами, которым дали «поиграть» в ивент, а действительно с молодыми event-менеджерами.
Когда люди только начинают работать вместе над проектом, нужно стать командой и наладить коммуникацию. Понять, какие роли кому раздать, какие задачи и как ставить. С этой проблемой сталкиваются даже опытные команды, но ребята достойно это преодолели. До этого они организовывали максимум свой День рождения. Это был их первый ивент, «сделанный с нуля». И они подошли к нему очень ответственно и креативно, отлично справились даже с финансовыми вопросами и документацией»,
— Анастасия Соловьева, преподаватель SWISSAM по курсу «Event-менеджмент», бизнес-тренер и event-менеджер c опытом более 8 лет.
Бакалавриат SWISSAM — это 50% теории и 50% практики. Уже во время обучения в Университете студенты получают практические навыки и опыт, которые помогут в построении карьеры. Многие студенты SWISSAM именно после курса по event-менеджменту «загораются» этой сферой, проходят стажировки в event-агентствах или устраиваются на работу в них.
Гостеприимство — намного более разнообразная индустрия, чем кажется. Мы хотим показать студентам, что их карьерные треки и возможности в индустрии не ограничены.
Гостеприимство — намного более разнообразная индустрия, чем кажется. Мы хотим показать студентам, что их карьерные треки и возможности в индустрии не ограничены.
