Как выбрать поставщика для отеля

Поставщик может впечатлить презентацией, говорить правильные вещи на встрече и обещать индивидуальный подход. Но настоящая надежность проявляется в деталях: как оформлен договор, насколько стабильно идут поставки, как реагируют на возвраты и срочные запросы. Один непроверенный поставщик — и операционные процессы начинают буксовать.

В статье собрали понятный гайд, на что обратить внимание и какие вопросы задать до того, как подписан договор. В конце статьи — чек-лист, что запросить у поставщика.

Гайд по выбору поставщика

1.Проверьте документы и репутацию

ОГРН, ИНН, регистрационные данные;
Наличие лицензий или сертификатов (если требуется по типу продукции);
Реальные отзывы в профильных группах, на форумах или в бизнес-каталогах.

Пример
Если поставщик моющих средств обещает “экологичность и биоразлагаемость”, запросите сертификаты. Их отсутствие — тревожный знак.

2.Смотрите, как ведут коммуникацию

Обратите внимание:

Как быстро отвечают;
Насколько понятны условия;
Готовы ли дать образцы, провести презентацию, показать производство.

Пример
Если менеджер теряется в деталях или часто отвечает, что “уточнит у коллег и позже напишет” — скорее всего, в компании не налажены процессы. Если есть проблемы уже на этапе коммуникации, не исключено, что они будут и с поставками.

3.Оценивайте стабильность поставок

Уточните:

Есть ли складские остатки и как часто они пополняются;
Как решаются форс-мажоры (например, задержка логистики, нехватка товара);
Сколько у компании других клиентов из гостиничной сферы.

Пример
Поставщик кофе обещает поставку 1 раз в неделю, но на складе товара нет. Чтобы этого избежать, уточните заранее: есть ли резервный объем продукции на случай сбоя; как быстро могут компенсировать недоставку; кто конкретно отвечает за ваш заказ, как с ним связываться.

4.Анализируйте договор

Обратите внимание на:

Условия штрафов;
Сроки и график поставок;
Порядок возврата/обмена брака;
Ответственность сторон.

Пример
Вы заключили договор с поставщиком текстиля — постельного белья и полотенец. В договоре не было четкого описания качества продукции, только общая формулировка: “соответствует техническим условиям”.

Поставщик привез полотенца из ткани, которая после первой стирки стала жесткой и сероватой. Вернуть товар не получилось — в договоре не был прописан порядок возврата, а поставщик заявил, что качество соответствует “их стандартам”.

Чтобы не столкнуться с подобным, в договоре важно указать четкие параметры качества (например, плотность ткани, состав) и условия возврата.

5.Тестируйте на малом объеме

На практике отельеры нередко делают крупные заказы "впрок", не проверив поставщика в деле. Итог — потерянные деньги и срочные замены. Главное правило: перед крупной закупкой — только тестовая партия.

Пример
Вы планируете обновить весь номерной фонд и заказываете пробную партию — 10 комплектов постельного белья. Поставка задерживается на 3 дня, упаковка мятая, ткань выглядит дешевой, швы кривые. Один комплект вообще с пятнами. А если бы вы сразу заказали 200 таких комплектов?

6.Сравнивайте не только цену, но и "вторичную" экономику

Обратите внимание на:

Условия доставки;
Возможность отсрочки платежа;
Уровень сервиса (менеджер, поддержка, логистика).

Пример
Один поставщик моющих средств предлагает цену ниже, но без доставки и с предоплатой 100%. Второй — чуть дороже, но с логистикой до порога и отсрочкой. Второй вариант может быть выгоднее.

Чек-лист: что запросить у поставщика перед началом работы

📄 Юридические и регистрационные документы

✅ ОГРН, ИНН, КПП — для проверки регистрации и статуса компании.
✅ Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — чтобы убедиться, что компания действует.
✅ Устав (для юрлиц) или доверенность представителя (если общаетесь не с собственником).
✅ Банковские реквизиты — на бланке с подписью и печатью.
✅ Договор поставки — для ознакомления с условиями до подписания.

📝 Сертификаты и разрешения

✅ Сертификаты соответствия / декларации — особенно важно для текстиля, моющих средств, продуктов питания.
✅ Санитарно-эпидемиологическое заключение — если продукция контактирует с телом/пищей.
✅ Сертификаты качества на продукцию — ГОСТ, ISO, ЭКО и др.
✅ Лицензии (если требуются) — например, для поставки алкоголя.

📦 Товарные образцы и спецификация

✅ Прайс-лист с условиями (НДС, доставка, объемы).
✅ Образцы продукции — особенно важно для постельного белья, полотенец, косметики, упаковки и др.
✅ Спецификация товара — состав, страна происхождения, особенности ухода и хранения.

Коммерческие условия

✅ Условия оплаты — предоплата, отсрочка, частичная оплата.
✅ График поставок — стандартный и по запросу.
✅ Условия возврата и замены брака.
✅ Контактные лица: менеджер, склад, логистика.
✅ Минимальный объем заказа.

Отзывы и кейсы

✅ Список действующих отелей, с которыми сотрудничают.
✅ Отзывы в интернете, на отраслевых порталах.

Дополнительно (по запросу)

✅ Фото склада или производства.
✅ Видеообзор товара.
✅ Прайс с акциями или корпоративными условиями.

Как выбрать подходящую мебель, технику и оборудование для отеля? Что важно учесть при обустройстве номеров? Этим вопросам и не только посвятили модуль "Оснащение гостиниц" на программе "Управление гостиничным бизнесом".

Вы можете приобрести модуль отдельно от всей программы, разобраться в теме и получить индивидуальные рекомендации эксперта.

Узнать подробнее про обучение