Блог

Как организовать сезон деловых мероприятий в отеле

2024-11-28 12:14 Полезные материалы
Нужно заполнить отель в межсезонье. Использовать его как площадку для мероприятий — проверенный способ.

Рассказываем, как подготовиться к сезону деловых мероприятий в отеле: от поиска клиентов до мотивации команды. Об этом и не только — Елена Бурулева, преподаватель курса SWISSAM "Эффективный отдел продаж отеля", эксперт в области туризма и гостеприимства, запуска и перезапуска объектов туристской инфраструктуры.

1.Изучаем предложения конкурентов.

Что планируют они? Применим ли такой формат к нашему отелю? Позволяет ли наша база проводить подобные мероприятия?

📌 Важно: проведите анализ, а не слепо “идите” за рынком.

2.Обновляем sales-kit (и стоимость), если требуется

Sales-kit и marketing-kit — не одно и то же. Да, задача у них одна — привлечь партнеров и клиентов.
Marketing-kit — общий документ, презентующий отель: услуги, возможности и преимущества, история — все в нем.

Sales-kit — узконаправленный документ, который отправляется клиенту для разных целей. Например, если цель — продать услугу по организации мероприятий, в sales-kit включаем:

  • Виды конференц-залов, вместимость и стоимость
  • Варианты рассадки
  • Варианты кофе-брейков
  • Варианты банкетов

3.Изучаем базу прошлого сезона и формируем список тех, кого ждем снова.

Смотрим, кто из клиентов может повторить мероприятие.

Например, если мероприятие регулярное или в прошлый раз клиент оставил положительный отзыв — это повод о себе напомнить.

4.Изучаем проблемные отзывы и общаемся с другими отделами отеля для решения / предотвращения этих ситуаций.

Что говорили прошлые клиенты? Возможно, были замечания по состоянию оборудования. Или “подкачал” сервис: например, клиент отметил, что официанты долго уносили грязную посуду.

5.Отправляем клиентам обновленный sales-kit с индивидуальными ремарками (или обзваниваем или обходим).

📌 Важно: не делайте общую рассылку для всех. Используйте информацию о клиенте и персонализируйте предложение. В клиентской базе всегда отмечается, какие нюансы просил учесть клиент — это вам поможет.
Как может выглядеть предложение:

“В прошлый раз вы интересовались, есть ли у нас качественные микрофоны для онлайн-трансляций. В этом году мы заменили микрофоны. Вот наше новое предложение”.

“На прошлом мероприятии вы особенно отметили наш кофе-брейк. Мы сделали его еще лучше: расширили ассортимент десертов, но стоимость сохранили”.

6.Формируем план привлечения новых клиентов.

Это — задача отделов продаж и маркетинга. Используем рассылки, сообщения в мессенджерах, звонки, личные встречи + отправляем клиентам sales-kit.

7.Создаем или обновляем программу лояльности для организаторов мероприятий. И доводим до их сведения эти новинки.

Если компания регулярно организует мероприятия “на стороне”, то организатор должен получать бонусы от отеля. Обязательно предусмотрите это, а также расскажите организатору о создании/обновлении программы лояльности.

8.Планируем клиентские мероприятия или ознакомительные туры.

Формат зависит от того, как у вас устроена система общения с корпоративными клиентами, организаторами и какой у вас тип отеля.
Елена Бурулева:

“Клиенты городских отелей очень любят клиентские праздники: когда вы делаете легкий фуршет, приглашаете партнеров на условиях коллаборации и показываете свою лояльность. Ваши партнеры получают дополнительную клиентскую базу, ваш отель — лояльных клиентов.

Ознакомительные туры хорошо работают для загородных отелей: когда вы привозите клиентов в отель, даете возможность воспользоваться услугами, устраиваете активности. Это — не устаревшие методики”.

9.Проходим тренинги по продажам, если требуется. Учимся не сдаваться. Если позволяет бюджет — внедряем CRM.

Подготовьте свою команду к сезону мероприятий: закажите тренинги или другие форматы корпоративного обучения. Например, это может быть тренинг по эффективной коммуникации с ЛПР для менеджеров по продажам.

10.Создаем/обновляем систему мотивации отдела продаж. Знакомим сотрудников с ней. Мотивируем на подвиги!

Если у вас нет системы мотивации (например, менеджеры не получают процент от продаж корпоративным клиентам), введите ее. Либо стоит обновить систему, если вы понимаете, что в связи с инфляцией пора пересмотреть процентные составляющие. Уведомите сотрудников о плане продаж и мотивации.
Елена Бурулева:

“Так как в основном в отделах продаж работают девушки, я рекомендую вести мотивационные беседы не в формате “Мы — молодцы! Мы заработаем столько-то!”, а через личные представления и цели сотрудников. Кто-то мечтает поехать в отпуск, кто-то — сделать ремонт. На примере таких целей можно рассчитать, сколько необходимо сделать продаж, чтобы на них заработать. Или можно предложить сотрудникам сделать это самостоятельно.

Эта техника — программирование на успех через что-то осязаемое. Важно, что это работает, когда у руководителя с сотрудниками хорошие, доверительные отношения”.