Бюджетирование — это не просто цифры, а инструмент планирования и контроля. Рассказываем о каждом шаге бюджетирования по методу “сверху-вниз”. При этом методе сначала формируется общий бюджет, а затем он корректируется под реальные цели собственника.
Статья подготовлена совместно с Ксенией Багаевой — финансовым экспертом на курсе SWISSAM “Бюджетирование в отеле” с опытом в индустрии гостеприимства 17+ лет (в том числе 7 лет на международном рынке).
Если бюджет составляется впервые
Или во второй раз. Либо произошли значительные изменения в коллективе, в управлении или формах отчетности (например, переход на USALI), финансовый департамент должен организовать собрание с руководителями всех центров финансовой ответственности (ЦФО).
Эффективнее всего, когда именно руководители департаментов сами разрабатывают свои бюджеты и отвечают за них. Финансовый отдел не должен делать бюджет за всех.
Финансовый департамент подготавливает эти документы заранее и доводит их до всех участников процесса.
Обычно в крупных отелях и гостиничных сетях бюджетная кампания стартует летом. Важно помнить: бюджет не создается “сам по себе” — он всегда опирается на имеющийся управленческий учет.
Пример:
В сентябре у вас уже есть факт за 8 месяцев. Оставшиеся 4 месяца можно скорректировать, опираясь на текущие тенденции. Например:
- лето показало более высокую загрузку, чем ожидалось;
- расходы на коммунальные услуги выросли на Х%;
- по F&B перевыполнение выручки на Х% за счет банкетов.
Бюджетирование всегда начинается с доходов.
Отдел продаж и маркетинга готовит бюджет доходов, включающий:
- загрузку по категориям номеров;
- ADR;
- RevPAR;
- выручку от проживания, ресторанов, SPA, конференц-залов и прочих источников.
Затем проходит внутренняя защита бюджета: ГМ встречается с каждым руководителем департамента, обсуждает статьи расходов и обоснования:
- Зачем эти расходы нужны в новом году?
- Почему в прошлом году показатели не были достигнуты?
- Проводился ли тендер?
- Почему выросла стоимость услуг в отеле?
Чем детальнее ГМ проработает с департаментами их бюджеты, тем оптимальнее получится итоговая версия.
После первого рассмотрения финансовый департамент и ГМ дорабатывают бюджет.
Обычно происходит классическая ситуация: доходы увеличиваются, расходы сокращаются. В 99% случаев первая версия показывает прибыль ниже текущего года, так как руководители планируют осторожно:
- доходы занижают (“вдруг не получится”),
- расходы завышают (“на всякий случай”).
Оказывается, что следующий год мы планируем хуже, чем этот — чего обычно быть не должно. Задача комитета и ГМ — привести бюджет к реалистичному виду.
Почему письменного? Рекомендуем тот бюджет, который всех устроил, распечатать на листах А3 и подписать его:
- собственнику,
- генеральному менеджеру,
- руководителям всех департаментов.
В последние годы сроки все чаще сдвигаются. Если раньше процесс начинался летом, то теперь — чаще в сентябре или октябре. Однако до 1 декабря важно иметь утвержденный и подписанный бюджет на следующий год.
18 ноября стартует новый поток онлайн-курс "Бюджетирование в отеле". Это последний поток в этом году.
За 5 занятий вы поймете, как разработать бюджет на год, анализировать отклонения и корректировать действия. А главное — прийти к запланированному финансовому результату.
Подробнее о курсе: https://swissam.ru/budget